機能食品通信080号

今回のテーマ
・皆様の宛先を伺いますチラシ同封の結果。
・インターフェックスでお待ちしております。

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 皆様こんにちは。機能食品研究所、梅田です。

この度の熊本県と大分県を中心とする九州の震災におきまして被害に遭われた方々に心よりお見舞い申し上げます。

皆様からお便りをいただきました。

・「2004年4月の創業から12年経ったのですね。これからも頑張ってくださいね。」「創立12周年の記事がありました。質量両面での一層のご発展を祈念申し上げています。」 梅田:ありがとうございます、これからも皆様のお役に立てるように、工夫・改善・傾聴を重ね続けます。

・「皆様の宛先を伺いますチラシ、便利でしたよ。毎春の恒例行事になりますね。」「住所変更が簡単に出来ると良いなと思っていたので、ちょうど良かった。」 梅田:ありがとうございます、便利と言っていただける事が私の喜びでございます。
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・「出張セミナーのチラシの最新版、メールで送ってください。」 梅田:すいません、先月号には出張セミナーのチラシは同封してございませんでした。このようにご要望いただける事への感謝と共に、先月号に同封していなかった事への反省がこみ上げて来ました。今月号には、期限が2ヶ月先(7月末)のものを同封いたします。

 このように皆様からお声をいただけますおかげで、弊社は様々な工夫・改善を行なう事が出来ます。今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。

皆様の宛先を伺いますチラシ同封の結果。

  • 数週間でいただいたご連絡の数。

 先月号では、皆様への郵便・クロネコDM便の送り先のご変更等についての質問チラシを同封させていただきました。

 何名の方々に機能食品通信をお送りしているかは外秘ですが、5月6日時点で43件のご連絡をいただきました。その日までにご連絡をいただきました方は今月号、それ以降のご連絡のかたは来月号からの宛先に反映させていただきます。チラシに期日はございませんので、いつでもお送りください。

 私は机上に『皆様からいただきましたFAX』や『ご記入の後、スキャンしてメールに添付していただいた用紙』を並べ、それら1枚1枚を見ていて分かりました。

 一筆お書きいただける場合のためのフリースペースが必要・・・と。

 私は、選択肢にチェック印や丸印を書き入れていただくだけ、または新しい宛先の住所・ご所属・役職・直通電話をお書きいただくだけで、簡単に送っていただけるような用紙を目指しました。そのため、住所等の記入欄を目一杯広げ、それ以外の隙間の無いレイアウトとしました。

 皆様からいただきましたFAXの隙間スペースに「部署名が変わりましたよ。」「お久しぶりです。」「近日、また来てください。」「○○さんは3月に定年退職されましたため、代理でFAXしました。」「前に展示会で会いましたね。今年も会いましょう!」のように一筆お書きくだる方が多くいらっしゃいました。それらを拝見しながら『ああ、空白のスペースをそれとなく開けておくべきだった。その空白スペースを作る事が、何か一筆を書きたいと思ってくださった方々のお気持ちに応える配慮になるのだと思いました。

 このように同封チラシについても新たな試みを重ねていき、皆様の便利・快適な企業でありたいと思った梅田でした。そして今月号も何か新たなチラシを作れないかと試行錯誤しました。詳しくは、次の記事『インターフェックスでお待ちしております。』にて。

インターフェックスでお待ちしております

  • 本年もインターフェックスに出展します。

 本年もインターフェックス ジャパンという医薬品・化粧品・洗剤などの展示会(6月29日(水)~7月1日(金) 東京ビックサイト)に出展いたします。今月号にご招待券を同封いたしました。

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 本年も医薬品・スキンケア剤の受託製造をされている万協製薬株式会社様と出展をご一緒させていただきます(今回で11回目となります)。 ご来場予定の皆様、万協製薬 松浦社長様、万協製薬の皆様、会場でお世話になります皆様、今回も何卒よろしくお願い申し上げます。

  • ご対応のスムーズ化。

 弊社は、来場者様が弊社展示ブース前の通路を歩いて通り過ぎられる数秒間で、ポスターや液晶テレビに映しているビデオ映像・音声にて興味を持っていただき、チラシを持って帰っていただいております。

 このように毎年の出展を重ねるにつれ、多くの皆様が弊社展示ブースにお立ち寄りの際にご質問をしてくださる機会が増えて参りました(とてもありがたいです)。そのため、多くご質問いただく内容が載っている機能食品通信の号をまとめた冊子を用いて、的確にご質問への対応を出来るようにと準備をしてあります。(過去に何度か機能食品通信で冊子プレゼントキャンペーンをさせていただきましたものと同一です)

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  • お越しいただく約束について。

 昨年のインターフェックスの数日前。とあるメーカー様から初のお問い合わせ電話がありました。インターネットで弊社をお知りになられ、ご興味をお持ちになられたとの事。翌週は水~金曜が展示会なので、その前の月~火曜またはその翌週にご訪問させていただけますでしょうか?と伺いました。するとお客様から「その展示会に行く予定なので、その会場で会いましょう。貴方の会社の展示ブースまで行きますよ。」というご提案をいただきました。私はカレンダーを見ながら「お心遣いいただき、ありがとうございます。それではどの曜日と時間が宜しいでしょうか?」と伺い、金曜の午前11時というお約束をしました。

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 写真は昨年(2015年)のものです。

 この『カレンダーを見ながら』というのは理由がありまして、いつもお世話になっているお客様から「展示会に行く予定があるから水曜13時頃に行くよ。会場に着いたら電話しますね」など複数のお約束がございましたため、その時間と重複していない事の確認です。このように毎年、弊社展示ブースまでお越しいただけるというお話を複数いただいております。

 そして会期の3日間。ご来客時間までの私は通常通り、弊社展示ブースにお立ち寄りくださいました来場者様の対応です。その対応ですが、お約束時間の15分前頃からは「15分後に来客のお約束がございます。そのため申し訳ございませんが、私によるご対応の時間が限られてしまいますが宜しいでしょうか? (または弊社スタッフへの途中交代をします)」と伺い、御了承をいただきました。そのご対応でお話が途中になった場合は「宜しかったら後日、御社様までご訪問します。お急ぎでございましたら、差し支えが無ければ後ほど会場内でもう1度お時間いただけますでしょうか?」と伺い、次にお会いする為のお約束をします。

  • チラシで試行錯誤。

 これらの体験を基に、何かしら新たなチラシが作れないかと、試しにA4サイズのコピー用紙にイメージを手書きしてみました。内容は『予約希望の時間帯に丸印を付けてください』というもの。クロネコDM便の宛名シールをチラシに貼っておけば、丸印を付けていただいてFAXしていただくだけで、どなた様からのFAXかも分かります。

 これは便利かもしれない。皆様からFAXを送っていただいた時の『FAXを受領しました。ありがとうございます。』というご報告・お礼の方法について頭の中でシミュレーションしました所、私が「展示会まで数週間もあるので、近日中に私が御社様までご訪問します。」と、お客様にご提案している姿が目に浮かびました。そのシミュレーションをしたおかげで、そんなヘンテコなチラシを作らずに済みました(危なかったです)。

 次に考えたのは、お客様が当日に会場にて『①今からブースに行こうと思うけど、対応可能?』とか、開催前や当日に『②この日時頃にブースに行こうと思うけど、予約可能?』と思われた時に、連絡先の電話番号とブースの場所が分かるチラシです。これであればお客様のご都合の良い時に、お気軽にご連絡いただけるのではと思っております。

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 これら試行錯誤の末に出来上がったチラシを見ながら、お越しくださる皆様のご負担や時間のロスを減らす事に繋がりますようにと願う梅田でした。皆様のお越しを心からお待ちしております。

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